Até 31 de dezembro de 2023, as faturas formato PDF manter-se-ão válidas como faturas eletrónicas. No entanto, a partir dessa data será obrigatório associar uma Assinatura Digital Qualificada a cada fatura eletrónica emitida.
A obrigatoriedade da Assinatura Digital Qualificada nas faturas, estabelecida pelo Decreto-Lei nº28/2019, representa um macro crucial na promoção da emissão de faturas em papel. Esta medida aplica-se a todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes, independentemente do formato (seja PDF ou XML) e do meio de envio (por e-mail ou outra via eletrónica).
É imperativo que a assinatura ou selo qualificado seja emitido pela própria empresa responsável pela prestação de bens ou serviços, tornando as assinaturas com certificados digitais de terceiros inválidas para efeitos legais.
Continue a ler este artigo e saiba tudo sobre está nova obrigatoriedade.
O que é a Assinatura Digital Qualificada?
A Assinatura Digital Qualificada na faturação eletrónica é um mecanismo de segurança que confirma a autenticidade e integridade do documento eletrónico, conferindo-lhe a mesma validade legal que uma assinatura manuscrita. É emitida através de um certificado digital associado a uma entidade credenciada, o que garante a sua autenticidade e validade perante a lei.
Quais são as empresas que estão sob esta obrigatoriedade?
A obrigatoriedade da Assinatura Digital Qualificada abrange diversas categorias de empresas que emitem documentos de forma eletrónica.
Isto inclui empresas que optam por enviar faturas em PDF por e-mail, em substituição ao formato em papel, bem como aquelas que emitem faturas eletrónicas em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI, desde que não transacionem documentos em cenários sob acordo tipo EDI Europeu.
A PHC CS apoia a sua empresa no cumprimento desta exigência fiscal.
O PHC CS Assinaturas Qualificadas surge como uma solução abrangente e segura para auxiliar as empresas nesta obrigação legal. Esta ferramenta permite a assinatura eletrónica de documentos de faturação, tanto para entidades privadas como públicas, diretamente a partir do software PHC CS.
Através da emissão de um certificado digital qualificado, concedido apenas por entidades credenciadas, é gerada uma assinatura que identifica de forma inequívoca a empresa responsável pelo documento. Esta estratégia confere valor probatório ao documento, assegurando a sua validade legal, enquanto preserva a integridade dos dados contidos.
Ao integrar a assinatura digital qualificada no ERP, está a garantir não apenas a conformidade com a legislação, mas também a correta emissão de todos os documentos fiscais relevantes.
As vantagens da Assinatura Digital Qualificada
A assinatura é crucial para garantir a legalidade e segurança das faturas eletrónicas, facilitando a transição para processos de faturação completamente eletrónicos. Ao adotar a Assinatura Digital Qualificada, a empresa beneficia de uma série de vantagens significativas:
Legalidade
A Assinatura Digital Qualificada serve como prova inequívoca da autenticidade do documento. Este é considerado original, não alterando e emitido pelo própria empresa, proporcionando uma base sólida em caso de disputas legais.
Aumento da Produtividade e Eficiência
A integração da assinatura digital qualificada no ERP permite a anexação automática de documentos para consulta, diretamente a partir do PHC CS. Isto reduz a necessidade de processos manuais e aumenta a eficiência administrativa.
Flexibilidade na Faturação
Através do PHC CS Assinaturas Qualificadas, é possível faturar entidades públicas, assegurando a conformidade com as regras legais. A empresa tem a liberdade de escolher entre vários formatos, incluindo PDF, XML padrão e CIUS-PT.
Sustentabilidade e Responsabilidade Ambiental
Ao adotar a faturação eletrónica com Assinatura Digital Qualificada, contribui para a diminuição da “pegada ambiental”, promovendo práticas mais sustentáveis.
Quais são os benefícios de enviar faturas por via eletrónica?
- Redução dos custos
- Aumento da produtividade e eficiência administrativa
- Agilização da relação com o cliente
- Maior rigor dos dados
- Maior poupança do espaço físico
- Maior segurança e confidencialidade da informação
- Acesso facilitado à documentação
- Contribuição para a pegada ecológica ao dispensar da impressão em papel.
Em suma, a assinatura digital qualificada é um elemento crucial na transição para a faturação eletrónica. O PHC CS Assinaturas Qualificada oferece uma solução completa e integrada para garantir a legalidade e autenticidade dos documentos emitidos. Ao adotar esta prática, as empresas não apenas cumprem com as obrigações legais, mas também ganham em eficiência e segurança nas transações comerciais.
Para mais informação contacte a nossa equipa de suporte PHC.
