As empresas que atuam nos setores de Printing e Gestão Documental enfrentam desafios constantes para otimizar os seus processos e melhorar a eficiência operacional. A Digicanola, uma empresa de referência neste setor, não era exceção. Com o crescimento das suas operações, a Digicanola deparou-se diante de dificuldades que impactavam diretamente os seus serviços, como tempo de respostas prolongados, desafios na gestão de peças e consumíveis e a falta de uniformidade nos processos internos. Foi neste contexto que assumimos o projeto da Digicanola. Com a nossa vasta experiência em implementações de software de gestão à medida, identificamos rapidamente os pontos críticos que precisavam de ser abordados. A nossa missão era clara: implementar uma solução tecnológica capaz de uniformizar os processos de Printing e Gestão Documental da Digicanola, reduzindo os tempos de resposta e simplificando a gestão interna, tudo isto sem que os técnicos precisassem de alterar as suas rotinas de trabalho. Neste artigo, vamos explicar como conseguimos transformar os desafios da Digicanola numa história de sucesso, usando o software PHC para criar uma solução personalizada.
Desafios de Printing e Gestão Documental da Digicanola
A Digicanola enfrentava necessidades críticas no que diz respeito à otimização dos seus processos de Gestão Documental e Printing. Com o crescimento das suas operações, tornou-se evidente que a falta de uma solução integrada estava a gerar várias ineficiências, que impactavam diretamente o seu desempenho. Uma das principais necessidades era reduzir os tempos de resposta na resolução de falhas e na reposição de consumíveis. Os técnicos muitas vezes demoravam um a dois dias para obter as informações necessárias sobre o histórico das máquinas ou para consultar o estado dos stocks disponíveis. Esta demora não só prolongava o tempo de inatividade dos equipamentos, como também aumentava o descontentamento do serviço oferecido ao cliente. Além disso, a gestão de peças e consumíveis era complexa e desarticulada, o que dificultava a previsão de necessidades e a manutenção de um fluxo constante de materiais. Esta falta de coordenação e a ausência de uma visão consolidada dos recursos disponíveis comprometiam a eficiência das operações e, por conseguinte, a qualidade do serviço prestado. A Digicanola necessitava de uma solução que centralizasse a Gestão Documental e otimizasse o controlo de todo o processo de Printing, desde o atendimento até à finalização dos serviços. A solução passava por um software que permitisse que os técnicos acedessem rapidamente a todas as informações necessárias para executar as tarefas com a máxima eficiência, minimizando os tempos de inatividade e garantindo uma resposta rápida e eficaz às necessidades dos clientes.A solução da H.C. Araújo para a Digicanola
Para enfrentar os desafios identificados na Digicanola, propusemos uma solução altamente personalizada, com base na implementação do software PHC. O foco principal desta solução era centralizar e uniformizar todos os processos de Gestão Documental e Printing, sem exigir que os técnicos alterassem as suas rotinas de trabalho, um fator crucial para o sucesso da implementação. A escolha do software PHC, foi imediata, pois este permite uma grande flexibilidade na adaptação às necessidades específicas de cada negócio. Aproveitamos a nossa vasta experiência na implementação de soluções de software à medida e configuramos o PHC de modo a incorporar todos os processos próprios da Digicanola. A solução implementada incluiu a integração do PHC Desktop no backoffice, complementada pelo PHC Web. Esta combinação permite que os técnicos acedam diretamente à base de dados, verificando o histórico das máquinas, controlando os stocks de peças e consumíveis, e obtendo todas as informações necessárias para concluir as intervenções de forma rápida e eficiente, a partir de qualquer local e a qualquer hora, como se estivessem na sede da empresa. Este nível de integração e acesso imediato a dados críticos não só aumentou a eficiência operacional, como também possibilitou uma resposta muito mais ágil às necessidades dos clientes.Com este software e da maneira que está implementado, conseguimos terminar o processo de intervenção e fecho muito rápido. Anteriormente não, às vezes poderia demorar um ou dois dias, enquanto que agora é no imediato. – Paulo Freitas, Técnico de Suporte Digicanola.A nossa intervenção na Digicanola marcou uma transformação significativa na forma como a empresa geria os seus processos de Gestão Documental e Printing. Vamos analisar o antes e o depois da intervenção: Antes da intervenção:
- Tempos de resposta prolongados e ineficientes
- Gestão ineficiente de peças e consumíveis
- Falta de uniformidade nos processos internos
- Resposta imediata devido à centralização de dados e otimização dos processos
- Gestão eficiente de stock e recursos
- Maior eficiência operacional e satisfação do cliente
A H.C. Araújo tem competência e valências dentro da sua organização que vão ao encontro das nossas dificuldades e dos nossos problemas serem resolvidos. Portanto acho que é uma equipa perfeita. Pode trabalhar conjuntamente qualquer grau ou setor do mercado e o sucesso está visível. Esperemos fazer muito mais com eles – Jorge Fernandes, CEO DigicanolaVeja aqui o vídeo do caso de sucesso:
