A Faturação eletrónica é obrigatória em Portugal?

A fatura eletrónica não é mais uma questão de obrigatoriedade legal (em alguns casos), é a automatização de processos e uma escolha que reflete a modernização. Dentro do contexto empresarial, a faturação eletrónica traduz-se em menos tempo gasto com tarefas administrativas, menos erros na introdução de dados, pagamentos mais rápidos e maior segurança na troca de documentos.
Neste artigo explicamos o que é a faturação eletrónica, que vantagens traz ao dia a dia das empresas e o que deve fazer agora para chegar a 2027 preparado.

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Faturação Eletrónica – o que é? Quais são as suas características?

A faturação eletrónica ou e-fatura, é o processo de emitir, enviar e receber faturas em formato digital estruturado, sem intervenção manual na leitura dos dados, definida formalmente na Diretiva 2014/55/EU.
Em Portugal, os fornecedores do Estado devem emitir as suas faturas no formato CIUS-PT (XML, sintaxe UBL 2.1), especificação portuguesa da norma europeia de faturação eletrónica, definida pela eSPap, este formato permite o seu tratamento automático pelo sistema de quem a recebe.

Diferente de uma fatura em formato PFD que pode ser lida por uma pessoa, uma fatura eletrónica estruturada é um ficheiro de dados, como dito anteriormente, em formato XML, que o software do cliente importa diretamente, sem reintroduzir informação.

Requisitos que a cumprir pelas faturas eletrónicas:

Seguir o formato estruturado, assente no modelo standard europeu (norma EN 16931);
Ser enviada do sistema do vendedor para o sistema do comprador, para importação automática;
Ser transmitida através de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI);
Garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo, através de assinatura ou selo eletrónico qualificado.

O que vais acontece a 31 de dezembro de 2026?

Comparativamente as empresas de grande dimensão, a obrigatoriedade de emissão de faturas eletrónicas nos contratos públicos para microempresas, PME e entidades públicas enquanto cocontratantes foi adiada várias vezes. Contudo, na última prorrogação prevista no Orçamento do Estado para 2026, Lei n.º 73-A/2025, mantém a dispensa desta atualização até 31 de dezembro de 2026. Até lá, a faturação eletrónica estruturada é facultativa para estas entidades. A partir de 1 de janeiro de 2027, quem executa contratos públicos deve emitir faturas eletrónicas no formato CIUS-PT.

Esta obrigação aplica-se à execução de contratos públicos, no setor privado, e para efeitos fiscais, o PDF continua a ser aceite como fatura eletrónica até 31 de dezembro de 2026, mas essa aceitação não substitui a fatura estruturada exigida na contratação pública.

Ainda, é interessante ressaltar que, também, a partir de 1 de janeiro de 2027, a validade legal das faturas eletrónicas enviadas em formato PDF dependerá da inclusão de uma Assinatura Digital Qualificada. Consequentemente, os documentos digitais sem esta autenticação, baseada num certificado eletrónico emitido por uma entidade certificada, deixarão de ser aceites legalmente.

Porquê que devo atualizar para a faturação eletrónica?

Vantagens da Faturação Eletrónica

Redução significativa de tarefas burocráticas e eficiência administrativa – substituição de tarefas manuais e envios em papel por fluxos digitais, reduzindo tarefas repetitivas e tempo gasto em gestão documental.

Cumprimento de legislação – Para os fornecedores de entidades públicas é a forma de cumprir as medidas legais cabíveis e evitar problemas no envio, receção e pagamento de faturas
Menos erros de digitação e duplicações – Com o EDI, a informação circula entre dois sistemas de forma imediata e é importada automaticamente. Não há reintrodução manual de dados, o que diminui erros e acelera o processamento.
Maior garantia de autenticidade e integridade – A assinatura ou selo eletrónico qualificado garante a identidade do emissor e a integridade do documento.
Redução do impacto ambiental – diminuição do uso das faturas em formato papel físico.

A sua empresa ainda não aderiu à faturação eletrónica?

A pergunta já não é “se”, mas “quando”.
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Questões relevantes

Qual é a diferença entre EDI e fatura eletrónica?

A fatura eletrónica é o documento estruturado; o EDI é o canal tecnológico que o transmite entre sistemas.

A faturação eletrónica é obrigatória em Portugal?

É obrigatória para fornecedores do Estado no âmbito da contratação pública. Para microempresas, PME e entidades públicas enquanto cocontratantes, a dispensa termina a 31 de dezembro de 2026. No setor privado em geral, não existe obrigação de fatura estruturada.