Receba, organize, valide, arquive e encontre faturas, contratos e certidões, com controlo de acessos e ligação ao resto do negócio.
O que é a gestão documental?
A gestão documental é um módulo da nova plataforma própria da HC Araújo que permite às empresas receber, organizar, validar, arquivar e encontrar documentos (faturas em PDF, contratos, certidões, conhecimentos de embarque e outros) num sítio único, com controlo de acessos e ligação ao resto do negócio. A plataforma recebe os documentos internamente através de uploads ou email.
Nota importante: o módulo de gestão documental não deve ser confundido com o módulo de faturas e encomendas do ERP, que pertence à gestão empresarial. O módulo de gestão documental é um repositório e um fluxo de ficheiros e dossiês, que pode ser integrado no ERP.
O que vem resolver?
Documentos espalhados por email, pastas partilhadas e computadores
Este é o cenário que ainda se reflete em muitas empresas e o resultado é previsível: atrasos, risco de perda, dificuldade em saber o que falta num processo e fraca conformidade fiscal ou de auditoria.
O módulo gestão documental transforma estas dificuldades num fluxo claro:
Upload/email» leitura e classificação automática» validação» arquivo ou associação ao negócio
Quais são as principais funcionalidades da gestão documental?
- Carregamento manual ou importação automática de anexos/documentos através da caixas de email, como Microsoft 365 ou Gmail;
- Prioriza a organização dos documentos, os documentos entram em filas de trabalho (por validar, correções, por aprovar) em vez de ficarem perdidos no email;
- Apoio ao arquivo fiscal, incluindo o regime do DL 28/2019, integridade dos ficheiros, retenção e preparação para inspeção da Autoridade Tributária, com reconciliação e com o e-Fatura;
- Disponibilização de modelos reutilizáveis, como importação ou obra, com checklist do que falta, prazos, responsáveis e solicitações de documentos por email;
- Pesquisa inteligente integrada, proporciona a procura por texto ou pergunta. Quando a IA está ativada, é possível fazer questões com linguagem natural, com respostas baseadas no conteúdo e referências ao documento de origem;
- Acervo da documentação da empresa, como certidões, cartão de empresa e similares: validade, alertas de caducidade, renovação e envio controlado, por exemplo, pacotes para bancos.
- Leitura e classificação assistidas através da extração de dados (OCR e QR), sugestão do tipo documental e associação a clientes, fornecedores ou processos, com validação humana quando necessário.
Vantagens da centralização dos documentos da sua empresa
- Sítio único reservado para os documentos importantes, com menos email e menos pastas partilhadas.
- Redução do trabalho manual e diminuição do erro humano: leitura automática e validação focada no essencial.
- Conformidade portuguesa: arquivo fiscal e rastreabilidade.
- Documentos da empresa sempre válidos, com avisos antes de caducar.
- Informação encontrada mais depressa e com mais facilidade através de pesquisa ou perguntas sobre o conteúdo.
Organize não só documentos, mas também os processos da sua empresa
Vamos perceber como a gestão documental pode facilitar a sua rotina organizacional
fale connosco e descubra
Perguntas frequentes sobre o módulo gestão documental
A gestão documental substitui as faturas e encomendas do ERP?
Não. Os documentos comerciais, como encomendas, guias e faturas de venda e de compra, pertencem à gestão empresarial. A gestão documental é o repositório, o fluxo de ficheiros e dossiês, que podem ficar ligados ao ERP quando faz sentido.
Como entram os documentos no módulo?
Por carregamento manual ou por importação automática de anexos a partir de caixas de email, como Microsoft 365 ou Gmail. Os documentos entram em filas de trabalho em vez de ficarem perdidos no email.
É possível perguntar aos documentos em linguagem natural?
Sim, quando a IA está ativada. Pode procurar por texto ou fazer perguntas e receber uma resposta baseada no conteúdo, com referência ao documento de origem.
